Cloud Computing

La relazione annuale dell’American Bar Association rileva, per il 2012, come l’utilizzo delle piattaforme di cloud computing stiano diventando sempre più comuni presso i medi e grandi Studi Legali Statunitensi.

Viene spontaneo chiedersi cosa facciano gli avvocati e gli Studi Legali che già utilizzano il cloud computing, quale uso ne facciano e in quali modalità. La relazione ha evidenziato che:

– il 23,2% utilizza la nuvola digitale per condividere documenti

– il 22,8% utilizza i servizi on-line per la messaggistica e per la comunicazione interna

– il 17,2% per gestire pagamenti e fatturazione

– il 15,3% per le attività di pianificazione e per la gestione del calendario condiviso.

Inoltre il 23% degli avvocati, che ha risposto al sondaggio, dichiara di condividere con i propri clienti informazioni relative al loro caso, mediante piattaforme digitali sicure.

Ma perché un avvocato dovrebbe utilizzare il cloud computing? Quali sono i benefici per il professionista e lo Studio?

Secondo il rapporto ABA 2011, gli avvocati utilizzano una piattaforma di cloud computing per la grande flessibilità offerta e principalmente perché:

– consente di accedere ai propri dati da qualsiasi luogo (70%)

– consente di consultare fascicoli e banche dati in ogni momento senza limitazioni

– si caratterizza per un basso costo di gestione (49%)

– consente di risparmiare risorse, licenze software e personale IT (43%).

Altri avvocati, invece, dichiarano di essere riluttanti a utilizzare strumenti di cloud computing nella loro professione principalmente a causa di:

– mancanza di familiarità con lo strumento (12%)

– esigenze di riservatezza e problemi di sicurezza (47%)

– mancanza di controllo sui dati che vengono gestiti da un terzo (41%).

Tuttavia dopo un periodo di prova e superato il timore nel vedere la propria vita lavorativa smaterializzata, alcuni avvocati, anche in Italia, hanno colto il grande potenziale che il cloud computing potrebbe avere per la flessibilità delle attività di Studio, ma principalmente per la propria qualità di vita.

Interessante il cloud computing… ma come si fa a sapere se potrebbe essere una scelta davvero utile per lo Studio?

Definire sinteticamente cos’è veramente il cloud computing potrebbe essere il primo passo.
Cloud computing è un termine affascinante utilizzato dal marketing per definire un concetto semplice. Tutti i nostri dati (fascicoli, agenda, contatti, programmi, banche dati, ecc…), o il nostro server (se ne abbiamo uno), vengono replicati su un server remoto gestito solitamente da una grande Server Farm (Amazon, Microsoft, Google, Telecom ecc…) che ne garantisce piena funzionalità, alimentazione, refrigerazione e sicurezza,  provvedendo anche ad effettuare il costante salvataggio (backup) delle nostre informazioni, preferibilmente in differenti parti del mondo, così da annullare ogni rischio di perdita dei nostri preziosi dati anche in caso di catastrofe naturale (Disaster Recovery).

Tutte le informazioni del nostro studio verranno gestite all’interno di una “nuvola digitale” replicata in differenti parti del mondo, un ambiente virtuale a cui possiamo accedere da remoto utilizzando un PC, un Tablet o uno Smartphone connesso ad Internet.
Da ogni luogo e in ogni momento potremo accedere a tutti i nostri documenti e condividerli con colleghi e clienti esattamente come se ome se fossimo in Studio. Una vera rivoluzione. Una grande libertà.

Negli Studi più grandi, gli avvocati lavorano già da anni, spesso senza saperlo, con architetture assai simili al cloud computing, ma il più delle volte, per ragioni di sicurezza, l’accesso ai dati è limitato solo ai computer dello Studio e le connessioni provenienti da dispositivi non autorizzati, o dall’esterno non sono consentite.

Il passo successivo è prendere coscienza dello strumento, valutare le grandi opportunità e attenzionare i possibili rischi. Una delle tematiche più spinose e più sentite dagli avvocati che si avvicinano al cloud computing è proprio la sicurezza dei loro dati, la loro conservazione, la loro trasmissione e condivisione. Bisogna tuttavia considerare che gli standar di di sicurezza garantiti dalle Server Farm a cui affidiamo i nostri dati, sono estremamente più elevati rispetto a quelli che molti Studi Legali potrebbero mai raggiungere, ma soprattutto vengono offerti a costi estremamente contenuti.

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